下調べ必須!中古複合機と保守契約に関する注意点

下調べ必須!中古複合機と保守契約に関する注意点

会社で複合機を使用する場合は、メーカーや販売店と保守契約を結ぶのが一般的です。保守契約を結ぶと定期的に複合機の状態を調べてもらえたり、故障した時に修理にかかる費用が無料になるので、加入しなかった場合に比べてコストを低くおさえられます。

ただし中古複合機を導入して保守契約を結びたい場合はいくつか注意すべきポイントがあるため、それらのデメリットについてもよく検討してから購入する必要があります。こちらの記事ではそんな保守契約の注意点について説明します。

目次

1.機械の状態によっては保守契約が結べない

機械の状態によっては保守契約が結べない
まず1つ目の注意点は、中古の複合機の状態によっては保守契約を結べないものもあるということです。基本的には中古品であっても保守契約は結べますが、あまりにも製造年が古すぎる機種や、修理時に必要な部品の入手が不可能な機種の場合は保守契約を結べないことがあります。

これらの複合機は保守契約の内容に含まれる修理サービスやメンテナンスを実施できないため、結果的に保守契約を結ぶ意味もなくなります。年式が新しい中古品であっても修理サービスを利用できる期間が終了していることもあるため、事前にあと何年修理やメンテナンスサービスを受けることができるのか調べておく必要があります。

また、保守契約そのものについても注意点が存在します。保守契約は販売店で行っているところもありますが、なかにはメーカーに委託する販売店もあります。どうしても販売店で保守契約を結びたい理由がある場合や、メーカー会社が近くにない場合はこの点がデメリットにもなり得ます。

中古の複合機の場合は保守契約を結ぶかどうかは購入者の任意となっていますが、複合機が故障した時に発生する修理費用は高額なことが多いため、可能ならば保守契約を結べる中古の複合機を選ぶことをおすすめします。

2.保守契約の残債を支払う義務が生じることも

保守契約の残債を支払う義務が生じることも
2つ目の注意点は、中古の複合機は保守契約の残債を支払う義務が生じることもあるという点です。場合によっては保守契約サービスを取り扱う会社に対して、出品者などの複合機を販売する側の代わりに中古複合機の購入者が保守契約の残債を返済する必要がでてくることもあります。

中古品の購入者が新しく保守契約を結ぶにはその残債を全て返済する必要があります。

さらに中古品が故障していた場合は購入者が実費で修理してもらった後でなければ新しい保守契約を結べないため、コストがかかりすぎてしまうことも考えられます。

中古の複合機には価格が安いというメリットもありますが、保守契約の残債の有無についても調べてから購入しなければ高額の出費が待ち受けていることもありますので、この点も販売者側に確認しておくのがおすすめです。

このほかにも中古の複合機を購入する際は以前の使用者の情報が残ってないか調べたり、ソフトをインストールして使用する機種は会社のパソコンがそのソフトに対応しているか、求める機能がちゃんと使用できるか、といった点にも注意しましょう。また、複合機本体の価格以外にも会社へ機械を搬入するための費用についても忘れずに調べておけば、中古品の導入にかかる費用の合計額を把握しやすくなります。

3.保守契約の種類についても事前にチェック

保守契約の種類についても事前にチェック
3つ目の注意点は、保守契約の種類によってサービス内容や支払い方法が異なり、購入した複合機によって締結できる契約タイプが決められているということです。

保守契約は大きくわけて4種類ありますが、そのなかでも特にカウンター保守契約が業務用複合機の保守契約として採用されることが多く、安定したサービスを受けることができます。

カウンター保守契約は1ヶ月に1回料金を支払うことで利用できるタイプで、修理費は無料、あらかじめ1枚の印刷で発生する料金を決めておくという特徴があります。契約時に決められたカウンター料金を毎月継続して支払っていくため、複合機を使用する機会が多ければ多いほどお得な契約です。

カウンター保守契約のほかには、キット保守契約やトナーキット保守契約、キットトナー保守契約と呼ばれることもある保守契約で、トナー代金のなかに修理費が含まれているものも存在します。

このキット保守契約は条件に合致する複合機のみに適用できるもので、基本的な契約期間は5年、あるいはトナーがなくなるまでとなっています。トナーが残っている間は無料で修理が可能で、支払いはトナー購入代金のみというメリットがあります。

この2つの保守契約以外にも修理を依頼した時のみ料金が発生するスポット保守契約や、1年間だけ複合機を保守してもらえる年間保守契約などもあり、購入する複合機がどの保守契約を結べるのか調べるのが大切なポイントとなります。

4.まとめ

中古複合機と保守契約に関する注意点として、複合機の状態や複合機を販売する業者の情報を調べたり、保守契約の残債の有無、締結できる保守契約の種類などは特に気をつけるべきポイントです。

購入前にこれらの情報をきちんと確認するためには、信頼できる業者を見つけたり、手間を惜しまず業者と連絡を取り合うことが大切です。まずは中古複合機を販売する業者を比較しつつ、購入予定の中古複合機が保守契約を結べる機種であるかどうかチェックしていくことをおすすめします。

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